Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie to bardzo złożony proces, który wymaga dogłębnej analizy wszystkich wydatków firmy oraz oceny ich zasadności. Celem takiej analizy jest stworzenie realnego do wdrożenia planu optymalizacji i w konsekwencji zmniejszenia kosztów. Postępując zgodnie ze sprawdzonym procesem, u jednego z naszych klientów z branży metalowej uzyskaliśmy oszczędność na poziomie 60%.
Proces optymalizacji przebiega etapowo, a prawidłowo przeprowadzony pozwala ocenić rzeczywiste zapotrzebowanie na produkty czy usługi. Wszystkie kolejne kroki optymalizacji obejmują ustalenie i wprowadzenie zabiegów mających na celu usprawnienie procesów zakupowych, podwyższenie efektywności działań w firmie i pomnożenie zysków. Optymalizacja zapewnia widoczne korzyści od strony logistycznej, technicznej jak i finansowej. Może być zastosowana praktycznie w każdej branży: przemyśle, transporcie i logistyce czy branży IT.
Postępując zgodnie ze sprawdzonym procesem, u jednego z naszych klientów z branży metalowej uzyskaliśmy oszczędność na poziomie 60%.
Wiosną 2020 roku zostaliśmy poproszeni o wsparcie w przeprowadzeniu procesu optymalizacji w firmie przemysłowej, w której klient borykał się z problemem wysokich kosztów związanych z obszarem BHP.
Analiza klienta
Klientem była międzynarodowa firma z branży metalowej, która zatrudnia ok. 200 osób. W firmie poszukiwano partnera, który mógłby wesprzeć proces optymalizacji, gdyż dotychczasowy system zarządzania ŚOI generował zbyt duże koszty. Problem stanowiła zbyt wysoka ilość zużywanych rękawic, które dodatkowo były źle dobrane do warunków i stanowisk pracy. Sporym wyzwaniem dla firmy była również reorganizacja w zakresie dysponowania odzieżą roboczą oraz niewłaściwym wykorzystywaniem czyściw.
1. Sytuacja przed optymalizacją:
Na podstawie przeprowadzonego audytu oraz wieloetapowych analiz istniejących rozwiązań, udało nam się zdiagnozować następujące problemy:
- brak systemu dystrybucji ŚOI,
- konieczność utrzymywania stanów magazynowych, a co za tym idzie, zamrażania środków finansowych,
- pozornie uporządkowany system wydawania ŚOI – pracownik pobierał jedną nową parę rękawic za każdą zużytą,
- angażowanie pracownika magazynu w wydawanie ŚOI,
- nieprawidłowo dobrane rękawice do stanowisk pracy,
- przyzwyczajenie i niechęć do zmian wśród pracowników,
Wszystko powyższe skutkowało zużyciem na poziomie 1200 par rękawic miesięcznie.
2. Podjęte działania:
- Przedstawienie planu optymalizacji kierownictwu firmy
- Na podstawie zebranych informacji, stworzyliśmy plan działania, który został przedstawiony kierownictwu firmy
- Przeprowadzenie audytu stanowiskowego wśród pracowników
- Wnikliwie obserwowaliśmy stanowiska pracy, rozmawialiśmy z pracownikami, aby wybrać i zastosować jak najlepsze produkty
- Odpowiednie dobranie ŚOI dla grup pracowników
- Na podstawie zebranych informacji dopasowaliśmy ŚOI do wykonywanej pracy
- Wdrożenie narzędzi optymalizacyjnych
- Wprowadziliśmy rozwiązania mające na celu usprawnienie procesów w firmie – maszyny vendingowe oraz rental odzieży
3. Efekty optymalizacji:
- Spadek zużycia zmalał do 360 par rękawic miesięcznie
- Dzięki podjętym działaniom system dystrybucji ŚOI został uporządkowany. Wprowadzenie systemu vendingowego pozwoliło na uwolnienie zasobów ludzkich a proces wydawania ŚOI stał się bardziej efektywny. Dzięki wprowadzonej automatyzacji zaoszczędzone środki finansowe mogą zostać wykorzystane w innych obszarach firmy.
- Oszczędności, jakie udało się wygenerować w procesie optymalizacji przekroczyły 60%.
- Wprowadzenie systemu wynajmu i prania odzieży roboczej
- Wdrożenie rentalu odzieży roboczej pozwoliło wyposażyć wszystkie grupy pracownicze w ustandaryzowaną i wysokojakościową odzież. Rozwiązanie to wprowadza porządek w przestrzeniach socjalnych i zwiększa estetykę na terenie zakładu.
4. Kolejne etapy:
Optymalizacja jest procesem ciągłym – zależy nam na trwałym wsparciu klienta, dlatego nasze działania nie kończą się po oficjalnym zakończeniu wdrażania zalecanych rozwiązań.
Za każdym razem planujemy długoterminową współpracę, której celem będzie wprowadzenie takich usprawnień jak:
- bieżąca kontrola danych z maszyn vendingowych, by odpowiednio reagować na zmiany i utrzymywać efektywny proces zarządzania ŚOI,
- testowanie nowości produktowych, by podnosić jakość oferowanych produktów,
- stałe wsparcie ze strony Biura Obsługi Klienta, by odpowiednio wcześnie zapewnić klientowi dostępność produktów sezonowych,
- wdrażanie nowinek technologicznych takich jak program do zarządzania gospodarką magazynową, platformę B2B, analizy BI.